Met mijn laatste nieuwsbrief had ik verzendproblemen. Omdat inmiddels aardig wat mensen de brief lezen, gebruik ik een verzendmanier die mailcampagne heet. Fantastisch vind ik zoiets: je vaste groep lezers zijn ‘geoormerkt’ met die campagne, dus ik verstuur 1 brief en iedereen krijgt ‘m. 

Dat laatste ging dus niet goed vorige week. Daarom bood ik mijn lezers mijn excuses aan. En dat zette me aan het denken.

Waar bied ik eigenlijk mijn excuses voor aan? Dat is niet duidelijk. Ik schrijf alleen “mijn excuses”. Ik wil zeggen:
‘…dat de mail u nu pas bereikt’.
Maar het zou gelezen kunnen worden als
‘…dat mijn systeem niet goed werkt’ of
‘…dat ik niet doe wat ik beloofd had, namelijk elke twee weken een brief sturen’ of
‘… dat de maker van mijn systeem het niet goed doet op dat moment’. 

Dat laatste is dan weer raar om excuses voor aan te bieden, dat zou dan eerder van de systeemmaker moeten komen. 

Als mijn ego mee gaat doen:
‘… dat u zo lang op mijn brief moest wachten’, op mij dus, zegt mijn ego.
Of mijn onzekere ik:
‘…dat ik u in de steek heb gelaten’.

“Mijn excuses” zegt op zich niet zoveel. Het krijgt pas betekenis als je het koppelt aan het feit waar je je excuses voor aanbiedt. Dat geeft duidelijkheid. Zonder het feit is het naar mijn mening algemeen en betekenisloos taalgebruik, voor heel veel interpretaties vatbaar en dat is vaak voer voor conflicten. 

Ik snap het

In trainingen heb ik vaak te maken met mensen die algemeenheden plaatsen.
“Ik begrijp het” of “ik snap het”. Ik denk er vaak achteraan: Wat begrijp je dan? Begrijp je echt wat IK bedoel of bedoel je iets anders? Vaak vraag ik het, maar soms maakt dat het gesprek ook lastiger. Iemand kan zich dan op de vingers getikt voelen en dat is niet altijd handig voor de voortgang van je gesprek.

Als je niet aangeeft wat je begrijpt of snapt, niet benoemt waar iemand gelijk in heeft, dan is de opmerking loos. De opmerking kan als zodanig loos worden opgepakt, dat men er boos om wordt.
“Wat nou ‘ik begrijp het’, je begrijpt er geen snars van.”
“Wat nou ‘ik snap het’, jij hebt toch niet mijn probleem? Hoe denk je dat dan te kunnen snappen?”
Herkenbaar?

In communicatie is het goed om je waarneming: u bent blij, verdrietig, boos, bang etc te koppelen aan het feit waarom iemand die indruk maakt:
“de komst van sinterklaas maakt je blij”.

Het gevoel en het feit kloppen bij elkaar, waardoor de ander zich begrepen voelt.
Hoe intenser de emotie hoe belangrijker om specifiek te zijn in het feit waar de emotie aan gekoppeld is.   

Specifiek zijn helpt

Vooral als het gaat over meer gevoelige kwesties, helpt het om specifiek te zijn. Iemand die boos of bang is heeft er behoefte aan dat de boosheid of angst erkend wordt. Als je weet wat de boosheid of angst veroorzaakte en je benoemt dat, dan zal de ander zich eerder gehoord en begrepen voelen. De kunst is om aan te sluiten bij de ander, daar niet ook je eigen mening of tegenwerping bij aan te geven. Dat de ander boos of angstig is door wat er gebeurde is namelijk de waarheid. Of het terecht is, is een ander verhaal. De reactie is emotie, geen ratio. Als je laat merken dat je waarneemt, als gegeven erkent dat de ander dit zo voelt, dan is de kans dat je daarna rationeel kunt bekijken of het gevoel klopt groter dan wanneer je het meteen begint te rationaliseren. Daar gaat het om in communicatie. Dan ga je verder dan algemeenheden. 

Dus bij deze: mijn excuses dat ik onduidelijke excuses gaf in mijn vorige bericht. Ik hoop dat je evengoed met plezier mijn schrijfsels hebt gelezen.